退職届の提出を考えている方の中には、手書きで書いていいのか悩んでいる方も多いと思います。結論として、会社の規定を満たしていれば手書きでも問題ありません。
一方で、書き方や提出方法を誤ると、やり直しになってしまったり退職の手続きがスムーズにできない場合もあります。
私自身も退職届を手書きした経験があり、実際に上司へ出したときに会社独自のフォーマットがあることを知らず戸惑ったことがあります…。
この記事では、退職届の書き方の基本から用紙や封筒選び、よくある疑問への回答まで、実際の手順と注意点を分かりやすく解説します。
これを読めば、初めての方でも安心して手書きの退職届を準備できるはずです。
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退職届と退職願の違いは？
退職届と退職願は似ていますが、用途やタイミングが異なります。以下の表に違いをまとめました。
| 名称 | 用途 | 提出のタイミング |
|---|---|---|
| 退職願 | 退職希望を申し出る書類 | 退職確定前 |
| 退職届 | 退職の旨を伝える書類 | 退職確定時 |
退職願は「退職したい」と申し出る書類で、まだ退職が確定していない段階で使います。一方、退職届は会社と退職日が決まった後、「退職します」と確定的に届け出るものです。
提出する際は、会社ごとに決まったフォーマットや提出ルールがあるかどうかを必ず確認しましょう。
私も以前、退職届を手書きで作成して上司に提出した経験があります。その際、「会社指定のフォーマットがある」と返却され、書き直したことがありました…。
二度手間にならないように、事前の確認が大切だね。
多くの企業では独自の様式があり、手書きで提出する場合でもフォーマットを指定されることがあります。もし不明点があれば、直属の上司や人事担当者に事前に聞いておくと安心です。
退職届の書き方（テンプレート）
一般的な退職届のフォーマットのイメージ画像を掲載します。手書きをする場合、基本的には縦書きで作成します。会社の指示や指定のフォーマットがある場合は、横書きでも問題ありません。
退職届の基本構成は、以下の通りです。
- 日付と宛名（会社名と代表者名）は右上に記載し、敬称を忘れずに添えます。
- 表題として中央に「退職届」と書きます。
- 本文は「一身上の都合により、退職いたします」と簡潔にまとめます。
- 最後に署名（自分の部署・氏名）を記載し、押印する場合は実印や認印を使用します。
「私儀（わたくしぎ）」は「私事ですが」という謙譲の表現で、自分をへりくだらせるために行末（低い位置）に置くのが慣例です。縦書きなら行の一番下、横書きなら右端に寄せます。
退職届作成の準備（用紙・ペンの選び方）
手書きで退職届を書く場合、基本的には縦書きの便箋を使います。B5またはA4サイズが一般的です。
罫線の有無はどちらでも問題ありませんが、手書きの場合は罫線がある方が文字が揃いやすいです。100円ショップや文具店でも専用の便箋や退職届セットが手に入ります。
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筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使います。消せるボールペンや鉛筆は禁止です。文字が消えるタイプのペンは公的な書類には不適切とされているため、必ず油性インクのものを選びましょう。
便箋・封筒・折り方のマナー
退職届を入れる封筒は、白無地で郵便番号枠のないものを選びます。表面中央に「退職届」と縦書きし、裏面左下に自分の部署名と氏名を書きましょう。
提出時は三つ折りにし、便箋の上部が上になるように封筒へ入れます。封をする場合は「〆」と書きますが、手渡しの場合は封をしなくても構いません。
封筒や便箋は100円ショップやコンビニでも手軽に購入できるため、急な準備にも対応できます。ただし、会社によっては指定の封筒がある場合もあるため、必ず事前に確認をしましょう。
退職届を提出する流れ
退職届は、伝えるタイミングや順番が大切です。手順を間違えると、円満退職の妨げになることがあります。以下、退職時の一般的な流れを記載します。
- 退職の意思を直属の上司に口頭で伝える
- 必要に応じて退職願を提出する
- 了承を得てから退職届を作成する
- 上司に直接手渡しで提出する
- 退職日まで引き継ぎ・業務整理を行う
まず、退職を決めたら書類より先に、直属の上司へ口頭で伝えます。いきなり退職届だけを渡すのは失礼にあたるので避けましょう。
退職願の提出は必須でない場合もありますが、一度上司に確認をしておくと安心です。
伝える時期は、就業規則に「退職日の○日前までに申し出ること」と定められていることが多いので、事前に確認が必要です。
民法上は2週間前の申し出で退職できますが、引き継ぎを考えると1〜2カ月前に伝えるのが一般的です。
上司の了承を得たら退職届を作成し、ほかの社員がいない場所で直接手渡しします。提出後は、引き継ぎ資料の作成や業務の整理を進め、退職日まで余裕を持ったスケジュールで動きましょう。
提出時の注意点
退職届を提出する際の注意点についてまとめました。
- 口頭で伝える前に退職届を出さない（順番が逆だと印象を悪くする）
- 就業規則の「提出期限」を必ず確認する
- 手渡しは、会議室など人目のない落ち着いた場所でおこなう
- 郵送・メールで提出する場合は、事前に会社へ連絡して手続きを確認する
- 提出後は引き継ぎを最優先し、余裕のあるスケジュールを組む
体調不良や遠方勤務などで直接会うのが難しい場合は、郵送やメールでの提出も可能です。ただし自己判断で送りつけるのではなく、会社に相談してから送ることで後のトラブルを回避できます。
よくある質問
退職届にまつわる、よくある質問をまとめました。
退職届は手書きでもいいですか？
退職届は手書きでもパソコン作成でも構いません。手書きはより誠意が伝わると考える人もいますが、会社指定の形式があれば従いましょう。
退職届は縦書きじゃないとダメですか？
一般的には縦書きが主流ですが、会社の指定や許可があれば横書きでも問題ありません。迷った場合は縦書きを選ぶのが無難です。
突然辞めるときの退職届の書き方は？
突然の退職でも、形式は通常と同じで問題ありません。「一身上の都合により退職いたします」と簡潔にまとめましょう。提出はできるだけ早く行い、理由や状況は上司に相談しましょう。
退職届は手渡しじゃないとダメですか？
原則は手渡しですが、やむを得ない事情がある場合は郵送やメールでも提出できます。事前に会社へ事情を伝え、了承を得てから対応するのが望ましいです。
退職届は手書きでもOK！正しい書き方を確認しよう
退職届を手書きで作成する場合は、まず会社指定のフォーマットがないか確認しましょう。指定がなければ、便箋や封筒、ペンを正しく選んで丁寧に仕上げることが大切です。
なお近年は、100円ショップやインターネットで退職届作成セットが手に入るほか、スマホでテンプレートをダウンロードすることもでき、手書き以外の選択肢も増えています。
作成や提出の手順に迷った場合は、会社の担当者や信頼できる人に相談しながら進めるのが無難です。
この記事を参考に、退職届の作成から提出までひとつずつ確実に進めていってくださいね。
